Archivos Municipales (XVIII Jornadas )

Desde viernes, 27. mayo 2011 Hasta sábado, 28. mayo 2011 Cada día
PILARES DE LA E-ADMINISTRACION: EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y TESAURO Este encuentro se convierte en una gran oportunidad para que el Archivo tenga un mayor peso específico dentro de nuestras instituciones, para dejar de ser un servicio finalista y convertirse en un agente más del diseño de los sistemas de gestión, Queremos trabajar con otros compañeros: informáticos, juristas, técnicos de organización y calidad, de diseño de sistemas, etc., aportando nuestros conocimientos sobre nuestros organismos: qué, cuántos y cómo se denominan los documentos que se producen, quién los produce, quién los valida, cuál es su vigencia administrativa, si son de custodia permanente, cómo se conservan, etc. La e-administración obliga a diseñar sistemas de gestión de documentos que tengan en cuenta las preguntas anteriormente mencionadas antes de que los documentos se produzcan. En estas Jornadas queremos presentar unos instrumentos que den respuestas a la organización y recuperación de los documentos: El Cuadro de Clasificación y Tesauro. Conclusiones de las jornadas Las XVIII Jornadas de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid han permitido revisar el estado actual de los instrumentos y técnicas de clasificación e indización de los documentos de archivo en España. - Existe un consenso general sobre la importancia de los cuadros de clasificación y los tesauros en la gestión del documento electrónico de archivo. Pero también se percibe entre los profesionales el convencimiento de que las herramientas existentes deben revisarse y depurarse para adaptarlas a las exigencias del nuevo entorno documental. - Las clasificaciones funcionales permiten eludir las dificultades planteadas por los cambios en las estructuras organizativas, que rompen la continuidad de las series documentales. Sin embargo, los sistemas de descripción deben compensar las limitaciones propias de la estructura mono-jerárquica de los cuadros de clasificación, mediante el establecimiento de enlaces entre las categorías funcionales y los órganos y unidades administrativas que son responsables del desarrollo de una función, una actividad o un proceso en un momento determinado del tiempo. - La existencia de tesauros para archivos municipales, como el propuesto por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, es un requisito previo para el posible desarrollo de sistemas automatizados de indización de las descripciones archivísticas. La colaboración general en la construcción y depuración de una herramienta de este tipo parece, pues, imprescindible. El colectivo profesional debería ser consciente de esta tarea. - Finalmente, las Jornadas han permitido comprobar, una vez más, que la gestión del documento digital, a pesar de los riesgos relacionados con su preservación, debe ser abordada como una gran oportunidad para el desarrollo de la archivística, tanto en su dimensión administrativa como cultural. Sin embargo, las debilidades de algunos de nuestros instrumentos tradicionales, poco alarmantes en el caso de los documentos escritos o grabados en papel, deben corregirse cuanto antes, si han de servir de soporte seguro a los procesos de la nueva Administración electrónica. PROGRAMA INSCRIPCIÓN LUGAR Teatro Auditorio Adolfo Marsillach San Sebastián de los Reyes (Madrid)